Έρευνα: Πόσο αποτελεσματικές είναι οι συσκέψεις;

Οι συσκέψεις που πραγματοποιούνται στον εργασιακό χώρο πρέπει να θεωρούνται περισσότερο ως μια μορφή θεραπείας παρά ως ένα μέσο λήψης αποφάσεων, υποστηρίζουν ερευνητές.

Ακαδημαϊκοί από το Πανεπιστήμιο του Μάλμο στη Σουηδία εξηγούν ότι οι συσκέψεις προσφέρουν στους εργαζόμενους μια διέξοδο για να αναδείξουν την θέση τους ή για να εκφράσουν τη δυσφορία τους. Ο καθηγητής Πάτρικ Χαλ λέει ότι αυτό το φαινόμενο γίνεται όλο και πιο συχνό, καθώς οι δουλειές που εμπλέκονται με τον τομέα της διοίκησης απαιτούν περισσότερες συσκέψεις. Ο ίδιος όμως εξηγεί ότι παρά την αύξηση των συσκέψεων λαμβάνονται όλο και λιγότερες αποφάσεις σε αυτές.

Ο Χαλ επιχείρησε να διερευνήσει αυτή την αντίφαση.

Οι πολιτικοί επιστήμονες πιστεύουν ότι η αύξηση των συνεδριάσεων αναπαριστά μια αλλαγή στο εργατικό δυναμικό, καθώς λιγότεροι άνθρωποι κάνουν ή δημιουργούν πράγματα και περισσότεροι εμπλέκονται σε δουλειές του τριτογενούς τομέα που απαιτούν πολλές συσκέψεις, όπως σύμβουλοι, διευθυντικά στελέχη, εμπειρογνώμονες, στρατηγικοί αναλυτές κ.ά.

«Οι άνθρωποι δεν κάνουν πια συγκεκριμένα πράγματα» λέει ο Χαλ. Αντιθέτως, κατά τον ίδιο, παρατηρούμε μια αύξηση στις θέσεις management, όπου τα καθήκοντα και η ιεραρχία δεν είναι και τόσο καλά καθορισμένα.

Ο καθηγητής εξηγεί ότι στους ανθρώπους αρέσει να μιλάνε καθώς αυτό τους βοηθά να βρουν έναν ρόλο. Πολλοί περνούν τις μισές από τις εργασιακές τους ώρες σε συνεδριάσεις. Αυτοί μπορεί να ξοδεύουν τόσο χρόνο σε συσκέψεις ώστε καταλήγουν να νιώθουν αηδιασμένοι από αυτά.

Ο Χαλ, που συνέγραψε μαζί με άλλους ένα βιβλίο σχετικά με τις συσκέψεις δίνει ένα παράδειγμα από τη Σουηδία, όπου περιγράφει τις συσκέψεις ως ευκαιρία για παράπονα. Οι συνεδριάσεις κατά τον ίδιο μπορεί να δημιουργήσουν μια αίσθηση ότι είναι ανούσιες αλλά αυτό συμβαίνει γιατί συχνά χάνεται το κεντρικό θέμα για το οποίο αυτές λαμβάνουν χώρα.

Η λειτουργία τους, πάντως, μπορεί να είναι «θεραπευτική». Ανεξάρτητα από το τι υποτίθεται ότι θα συζητιόταν, εξυπηρετούν έναν σκοπό: την ευκαιρία να παραπονεθείς και να γίνει γνωστός στους συναδέλφους σου».

Οι άνθρωποι πάντως που παρακολουθούν πολλές συσκέψεις μπορεί να χάσουν την υπομονή τους και να περάσουν τον περισσότερο χρόνο «παίζοντας» με το κινητό τους.

Ο Χαλ καταλήγει ότι οι συσκέψεις μπορεί να γίνουν κάτι που προκαλεί αδικαιολόγητη δυσφορία και πολλοί είναι αυτοί που αναρωτιούνται γιατί πρέπει να τις υποστούν.

Ο ίδιος υποστηρίζει ότι όλη αυτή η αρνητικότητα για τις συσκέψεις ενδέχεται να οφείλεται στο ότι ο σκοπός τους δεν είναι ξεκάθαρος. Αλλά, ο πραγματικός στόχος των συσκέψεων ίσως είναι να επιβεβαιώσει την ίδια την εταιρεία ή τον οργανισμό και να υπενθυμίζει στους υπαλλήλους ότι αποτελούν κομμάτι της.

Είναι επίσης σημαντική η «ισότητα» μεταξύ αυτών που συμμετέχουν σε μια συνεδρίαση. Ο Χαλ εξηγεί ότι όταν οι συσκέψεις γίνονται μεταξύ συναδέλφων που έχουν την ίδια επαγγελματική θέση είναι πιο πιθανό να συζητηθούν θέματα που να τους ενδιαφέρουν. Αντίθετα όταν αυτές διεξάγονται με την παρουσία επαγγελματιών με διαφορετικά στάτους στην ιεραρχία ενός οργανισμού, το αίσθημα δυσφορίας αυξάνεται.

«Οι άνθρωποι συχνά αισθάνονται περιθωριοποιημένοι. Νιώθουν ότι δεν έχουν καμία θέση και πως η άποψή τους δεν μπορεί να επηρεάσει. Σε αυτές τις περιπτώσεις οι συσκέψεις δεν βελτιώνουν τίποτα αλλά στην πραγματικότητα προκαλούν ακόμα μεγαλύτερη δυσφορία», καταλήγει ο ίδιος.