Δέκα συμβουλές για να οργανώσετε μια εικονική συνεδρίαση με επιτυχία

Περισσότερο από ποτέ, οι πιο πολλοί από εμάς εργαζόμαστε σήμερα από το σπίτι λόγω του COVID-19. Οι βιντεοδιασκέψεις και οι άλλες εικονικές συνεδριάσεις είναι πλέον απαραίτητες. Τι γίνεται όμως στην περίπτωση που δεν τις είχατε χρησιμοποιήσει ποτέ στο παρελθόν;

Μην ανησυχείτε. Εάν εργάζεστε από απόσταση, έχουμε 10 συμβουλές για σας που θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε μια εικονική συνεδρίαση. Εάν βρίσκεστε σε αναζήτηση εργασίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις συμβουλές για συνεντεύξεις εξ αποστάσεως ή απλώς για να διατηρήσετε την επαφή σας με φίλους.

Εάν οργανώνετε εσείς τη συνεδρίαση, σας δίνουμε τις πρώτες πέντε συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να προετοιμαστείτε.

1. Επιλέξτε το λογισμικό σας…
Σήμερα υπάρχουν πολλές εξελιγμένες εφαρμογές βιντεοδιάσκεψης, όπως το Zoom, τοSkype και το Microsoft Teams. Κάνετε την έρευνά σας και βρείτε αυτό που σας ταιριάζει καλύτερα. Βεβαιωθείτε ότι το λογισμικό παρέχεται δωρεάν για τηλεφόρτωση και ελέγξτε ότι μπορεί να φιλοξενήσει αρκετούς συμμετέχοντες.

2. ...και δοκιμάστε το!
Θα χρειαστεί να δοκιμάσετε προηγουμένως το λογισμικό με έναν φίλο ή συνάδελφο. Οι περισσότερες εφαρμογές βιντεοδιάσκεψης είναι πολύ απλές μετά την πρώτη φορά που θα τις χρησιμοποιήσετε, ωστόσο εάν δεν είστε ήδη εξοικειωμένοι πιθανόν να δυσκολευτείτε την πρώτη φορά.

3. Βρείτε τον κατάλληλο χρόνο
Ελέγξτε τις υποχρεώσεις των συμμετεχόντων και λάβετε υπόψη σας τις ώρες εργασίας, τις χρονικές ζώνες και την ατομική κατάσταση του καθενός. Για παράδειγμα, αν γνωρίζετε ότι ένας συμμετέχων έχει παιδιά, μπορεί να θέλετε να φανείτε ευέλικτος και να προσαρμοστείτε στις δικές του ανάγκες.

4. Βεβαιωθείτε ότι όλοι έχουν εγκαταστήσει τα ίδια εργαλεία
Ενημερώστε τους συμμετέχοντες για τα εργαλεία που θα χρειαστούν. Φροντίστε να τους ειδοποιήσετε αρκετά νωρίς και να τους δώσετε σαφείς οδηγίες. Βεβαιωθείτε ότι έχουν στη διάθεσή τους τους κωδικούς και τους συνδέσμους που χρειάζονται για να συνδεθούν μαζί σας.

5. Μοιράστε τα σχετικά έγγραφα και αναθέστε σε κάποιον να κρατάει πρακτικά
Κοινοποιήστε εκ των προτέρων τα σημαντικά έγγραφα καθώς και τα θέματα συζήτησης εάν είναι δυνατόν. Εάν σκοπεύετε να κάνετε κάποια παρουσίαση, εξετάστε το ενδεχόμενο να μοιραστείτε την οθόνη σας κατά τη διάρκεια της κλήσης. Απλώς φροντίστε να απενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να κλείσετε εκ των προτέρων τυχόν εμπιστευτικά παράθυρα! Μπορεί επίσης να χρειαστεί να αναθέσετε σε κάποιον να κρατάει πρακτικά.
Ακόμη και εξ αποστάσεως, είναι σημαντικό να τηρείτε κάποιους κανόνες καλής συμπεριφοράς και εδώ σας δίνουμε ακόμη πέντε συμβουλές που μπορείτε να εφαρμόσετε κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης:

6. Χαμογελάτε μπροστά στην κάμερα!
Παροτρύνετε τους συμμετέχοντες να χρησιμοποιούν το βίντεό τους, το οποίο δίνει στην συνεδρίαση μια αίσθηση επαφής δια ζώσης. Ορισμένες εφαρμογές προσφέρουν μια λειτουργία που καθιστούν δυσδιάκριτο τον περιβάλλοντα χώρο, το οποίο προστατεύει την ιδιωτική ζωή και βοηθάει να μην αποσπάται η προσοχή από άλλα ερεθίσματα. Βεβαιωθείτε, επίσης, ότι διαθέτετε το κατάλληλο ντύσιμο. Πολλοί αισθάνονται ότι όταν είναι καλά ντυμένοι τους βοηθάει να νιώθουν ότι βρίσκονται σε περιβάλλον εργασίας. Εξάλλου, οι πελάτες σας ή τα άτομα που σας παίρνουν συνέντευξη θα αναμένουν από εσάς να φαίνεστε επαγγελματίας.

7. Δώστε τον λόγο σε όλους...
Ορισμένες εφαρμογές έχουν μια ενσωματωμένη λειτουργία, με την οποία φαίνεται μόνο το άτομο που μιλάει στην οθόνη, γεγονός που ενθαρρύνει τους συμμετέχοντες να περιμένουν τη σειρά τους. Σε κάθε περίπτωση, εξετάστε το ενδεχόμενο να έχετε κάποιον που να προεδρεύει στη συνεδρίαση, να παρακολουθεί τα θέματα της ημερήσιας διάταξης και να συνοψίζει τα βασικά σημεία της συζήτησης, δίνοντας την ευκαιρία σε όλους τους συμμετέχοντες να πάρουν το λόγο.

8. ...και κλείστε το μικρόφωνό σας όταν δεν μιλάτε!
Θόρυβοι από το περιβάλλον, όπως από κατοικίδια ζώα ή παιδιά μπορεί να είναι ενοχλητικοί. Η χρήση ακουστικών κεφαλής με ενσωματωμένο μικρόφωνο μπορεί να συμβάλει στην πρόληψη αυτού του προβλήματος, αλλά ακόμη και η δική σας αναπνοή μπορεί να ακούγεται εκκωφαντική. Ο ασφαλέστερος τρόπος για να αποφύγετε κάτι τέτοιο είναι να ενεργοποιήσετε τη σίγαση κατά την ακρόαση των άλλων.

9. Μην ξεχνάτε κάποιες συνήθεις ερωτήσεις
Σίγουρα η ερώτηση «Έφτασες καλά στο γραφείο σήμερα;» δεν είναι η κατάλληλη για την περίσταση, φροντίστε ωστόσο να ρωτάτε τους άλλους τι κάνουν. Ορισμένοι άνθρωποι μπορεί να αισθάνονται απομονωμένοι και μοναχικοί όταν εργάζονται από το σπίτι και μια πιο χαλαρή συζήτηση συμβάλλει στη δημιουργία καλής ατμόσφαιρας στη συνεδρίαση.

10. Επακόλουθες ενέργειες
Παρακολουθήστε τη συνέχεια που θα δοθεί στη συνάντησή σας με τον συνήθη τρόπο. Εάν είναι αναγκαίο, μοιράστε σημειώσεις με σαφή σημεία για ενέργειες καθώς και τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα γι’ αυτές.

Ελπίζουμε ότι αυτές οι 10 συμβουλές θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε τη δική σας εικονική συνεδρίαση — καλή τύχη!